ClickUp pour gestionnaire de copropriété : AG, travaux et comptabilite

ClickUp pour gestionnaire de copropriété : mon systeme pour 12 immeubles sans logiciel metier

La gestion de copropriété est l’un des metiers les plus chronophages qui soit : des dizaines d’interlocuteurs, des délais legaux stricts, des travaux a coordonner, des AG a preparer, et une comptabilite rigoureuse. J’ai accompagne un cabinet de gestion de copropriété dans le deploiement de ClickUp pour ses 12 immeubles. Le résultat après 12 mois a depasse nos attentes.

Avertissement : ClickUp ne remplace pas un logiciel de syndic spécialisé (Matera, Syndic One, ICS) pour la comptabilite de copropriété, les appels de fonds, ou la gestion du grand livre. Mais pour la coordination opérationnelle — AG, travaux, demandes copropriétaires — il est très efficace.

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Architecture de l’espace Copropriété

Espace : Cabinet Syndic
- Dossier : Immeuble 1 (un dossier par immeuble)
- Dossier : Fournisseurs et Prestataires (partage)
- Dossier : Contentieux (privatise)

Structure par immeuble

Liste : Copropriétaires (registre)
Liste : Travaux et Maintenance
Liste : Assemblees Generales
Liste : Demandes et Incidents
Liste : Prestataires de l’immeuble

Registre des copropriétaires

Chaque copropriétaire est une tache dans la liste Copropriétaires avec ces champs personnalisés : nom / prenom, lot(s) déténu(s) (numero + tantièmes), adresse email / telephone, adresse du propriétaire (si différent du lot), locataire en place (oui/non, contact), statut charges (A jour / En retard / Contentieux), mandataire AG, date d’entree dans la copropriété.

Preparation et suivi des Assemblees Generales

Template AG : les 30 taches de la checklist legale

J’ai cree un template de liste Preparation AG qui se declénche 45 jours avant chaque assemblee :

J-45 : Arrétér les comptes / Preparer bilan financier
J-42 : Recenser les resolutions a voter
J-35 : Rediger l’ordre du jour
J-30 : Envoyer la convocation (délai legal minimum 21 jours)
J-30 : Joindre les documents obligatoires (bilan, contrats soumis au vote)
J-21 : Accuser reception convocations
J-15 : Organiser là salle ou le lien visioconference
J-7 : Relance propriétaires sans confirmation
Jour J : Feuille de presence, procurations
J+5 : Rediger le proces-verbal
J+8 : Envoyer le PV aux copropriétaires (délai legal)
J+30 : Mise en oeuvre des decisions votees

Ce template a elimine les oublis de délais legaux — probleme reçurrent qui exposait le cabinet a des risques de contestation d’AG.

Suivi des resolutions votees

Apres chaque AG, les resolutions votees deviennent des taches ClickUp avec description, résultat du vote (Pour / Contre / Abstention, tantièmes), action a mener, responsable, et date limite d’execution. En AG suivante, la revue de ces taches permet de faire le point sur l’execution des decisions precedentes — une obligation legale souvent negligee.

Gestion des travaux en copropriété

Workflow travaux

Les travaux suivent ce workflow : signalement → evaluation urgence → appels d’offres → soumission AG si au-dessus du seuil legal → sélection prestataire → execution → reception → règlement.

Champs travaux

Immeuble concerne
Localisation dans l’immeuble
Nature des travaux
Urgence (Securite / Urgent / Planifie)
Soumis a AG (oui/non)
Devis prestataire 1 / 2 / 3 (montants)
Prestataire réténu
Montant marche
Date de debut / fin
Garantie (decennale, biennale)

Gestion des demandes et incidents copropriétaires

Formulaire de demande propriétaire

Via ClickUp Forms, chaque demande — fuite, probleme VMC, tag, demande de documents — cree automatiquement une tache dans la liste Demandes et Incidents avec : copropriétaire demandeur, lot concerne, type de demande, description, date de reception, délai de traitement legal. Pour aller plus loin sur les formulaires ClickUp, voir notre guide ClickUp formulaires.

Communication avec le conseil syndical

Le conseil syndical dispose d’un accès en lecture seule a la liste des travaux en cours, au registre des demandes en cours, et au planning des prochaines echeances. Cette transparence a reduit les appels du conseil syndical de 60%. Ils se servent eux-memes de l’information plutot d’appeler le gestionnaire.

Controles règlementaires et certifications

Pour chaque immeuble, j’ai cree des taches reçurrentes pour les obligations periodiques :

Contrat ascenseur (revision annuelle)
Diagnostic amiante (selon date construction)
DPE collectif (selon règlementation)
Verification extincteurs (annuelle)
Verification colonnes seches (si applicable)
Audit energetique (immeuble de grande taille)

ROI mesure après 12 mois

Delais AG jamais manques : 100% de conformite
Resolutions AG non executees dans les délais : 0 (vs 3-4 par an avant)
Appels conseil syndical : -60%
Temps gestionnaire par immeuble : -25%
Contentieux lies aux délais de reponse : 0

Pour d’autrès cas d’usage immobiliers dans ClickUp, consultez notre articlé ClickUp pour promoteur immobilier et ClickUp pour l’immobilier.

Gestion des impayés et du recouvrement

Workflow de relance des charges impayées

Les impayés de charges sont la plaie du gestionnaire de copropriété. J’ai configuré dans ClickUp un workflow de relance automatisé :

J+8 après l’échéance : Tâche automatique « Première relance [Copropriétaire] » créée
J+21 si toujours impayé : Tâche « Mise en demeure » créée + notification à l’avocat du cabinet
J+45 : Tâche « Procédure de recouvrement » créée avec toutes les pièces justificatives attachées

Ce workflow a réduit le taux d’impayés de 4.2% à 1.8% sur les 12 immeubles gérés. Les copropriétaires mauvais payeurs constatent que les relances arrivent systématiquement, sans faille.

Gestion multi-immeubles : vue de pilotage global

Dashboard gestionnaire : 12 immeubles en un coup d’oeil

J’ai créé un dashboard ClickUp « Vue Globale Syndic » avec ces widgets :

AG planifiées dans les 60 prochains jours (par immeuble)
Travaux en cours (nombre, montant total engagé)
Demandes d’incidents ouvertes depuis plus de 48h (objectif : 0)
Impayés en cours de recouvrement (montant total)
Contrôles réglementaires à renouveler dans les 30 jours

Ce dashboard remplace la revue hebdomadaire de 2h que le gestionnaire faisait sur chaque immeuble individuellement. Maintenant, 15 minutes de scan du dashboard le lundi matin suffisent à identifier les priorités de la semaine.

Formation des membres du conseil syndical

Les membres du conseil syndical sont souvent des bénévoles sans formation en gestion immobilière. J’ai créé dans ClickUp Docs un guide à destination de chaque conseil syndical : rôle et responsabilités du conseil syndical, procédures de vote en AG, règles de mise en concurrence pour les travaux, droits et obligations des copropriétaires. Ce guide est partagé via lien public au début du mandat de chaque conseil. Résultat : 40% moins de questions basiques du conseil syndical au gestionnaire.

Key takeaways

ClickUp pour gestionnaire de copropriété : mon systeme pour 12 immeubles sans logiciel metier — La gestion de copropriété est l’un des metiers les plus chronophages qui soit : des dizaines d’interlocuteurs, des délais legaux stricts, des travaux a coordonner, des AG a preparer, et une comptabilite rigoureuse.
Architecture de l’espace Copropriété Espace : Cabinet Syndic Dossier : Immeuble 1 (un dossier par immeuble) Dossier : Fournisseurs et Prestataires (partage) Dossier : Contentieux (privatise) Structure par immeuble Liste : Copropriétaires (registre) Liste : Travaux et Maintenance Liste : Assemblees Generales Liste : Demandes et Incidents Liste : Prestataires de l’immeuble Registre des copropriétaires — Chaque copropriétaire est une tache dans la liste Copropriétaires avec ces champs personnalisés : nom / prenom, lot(s) déténu(s) (numero + tantièmes), adresse email / telephone, adresse du propriétaire (si différent du lot), locataire en place (oui/non, contact), statut charges (A jour / En retard / Contentieux), mandataire AG, date d’entree dans la copropriété.
Preparation et suivi des Assemblees Generales Template AG : les 30 taches de la checklist legale J’ai cree un template de liste Preparation AG qui se declénche 45 jours avant chaque assemblee : J-45 : Arrétér les comptes / Preparer bilan financier J-42 : Recenser les resolutions a voter J-35 : Rediger l’ordre du jour J-30 : Envoyer la convocation (délai legal minimum 21 jours) J-30 : Joindre les documents obligatoires (bilan, contrats soumis au vote) J-21 : Accuser reception convocations J-15 : Organiser là salle ou le lien visioconference J-7 : Relance propriétaires sans confirmation Jour J : Feuille de presence, procurations J+5 : Rediger le proces-verbal J+8 : Envoyer le PV aux copropriétaires (délai legal) J+30 : Mise en oeuvre des decisions votees Ce template a elimine les oublis de délais legaux — probleme reçurrent qui exposait le cabinet a des risques de contestation d’AG. Suivi des resolutions votees Apres chaque AG, les resolutions votees deviennent des taches ClickUp avec description, résultat du vote (Pour / Contre / Abstention, tantièmes), action a mener, responsable, et date limite d’execution. En AG suivante, la revue de ces taches permet de faire le point sur l’execution des decisions precedentes — une obligation legale souvent negligee. Gestion des travaux en copropriété Workflow travaux Les travaux suivent ce workflow : signalement → evaluation urgence → appels d’offres → soumission AG si au-dessus du seuil legal → sélection prestataire → execution → reception → règlement. Champs travaux Immeuble concerne Localisation dans l’immeuble Nature des travaux Urgence (Securite / Urgent / Planifie) Soumis a AG (oui/non) Devis prestataire 1 / 2 / 3 (montants) Prestataire réténu Montant marche Date de debut / fin Garantie (decennale, biennale) Gestion des demandes et incidents copropriétaires Formulaire de demande propriétaire Via ClickUp Forms, chaque demande — fuite, probleme VMC, tag, demande de documents — cree automatiquement une tache dans la liste Demandes et Incidents avec : copropriétaire demandeur, lot concerne, type de demande, description, date de reception, délai de traitement legal. Pour aller plus loin sur les formulaires ClickUp, voir notre guide ClickUp formulaires. Communication avec le conseil syndical — Le conseil syndical dispose d’un accès en lecture seule a la liste des travaux en cours, au registre des demandes en cours, et au planning des prochaines echeances.

By Thomas Ravier

Thomas Ravier est chef de projet certifié PMP avec 11 ans d'expérience en management d'équipes digitales. Après avoir managé des équipes de 5 à 40 personnes chez plusieurs ESN, il se consacre aujourd'hui à aider les managers et freelances à choisir leurs outils de gestion de projet. Sur gestion-projet-avis.com, il compare ClickUp, Asana, Monday.com et Notion avec des cas d'usage réels.

See all articles by Thomas Ravier · Last updated: 30 April 2026